Neben dem Vorstand mit der Verantwortung für Finanzen, Festplatz und Sicherheit besteht die ARGE Büdesheimer Laternenfest e.V. aus vier Ausschüssen, die sich um die Vorbereitung und Organisation des Festes kümmern.
Krönungsausschuss
- Suche und Vorschlag der neuen Laternenkönigin
- Betreuung der Laternenkönigin und Hofdamen während der Festtage und der einjährigen Amtszeit
- Beratung bei der Kleiderauswahl und Begleitung bei Foto- und Pressetermin
- Vorbereitung des Krönungsabends
- Schmücken des Thronwagens
Werbeausschuss
- Zusammenstellung und Gestaltung der Festschrift „Die Latern“
- Kommunikation mit den Inserenten der Festschrift
- Druckaufträge für Werbematerialien wie Festschrift, Plakate, Flyer, Autogrammkarten und Ansteckbuttons
- Gestaltung und Verteilung der Plakate und Flyer
- Gestaltung und Aktualisierung der Homepage des Büdesheimer Laternenfestes
Technischer Ausschuss
- Schmücken des Büdesheimer Rathauses und der Straßen mit Lichterketten und Fahnen
- Aufbau der Wasserspiele an der Nidderbrücke
Zugausschuss
- Festlegung des Mottos für die Lichterumzüge und Vorschläge für die dazugehörigen Motivwagen in Wort und Bild
- Abstimmung mit den wagenbauenden Vereinen
- Bestellung der Kostüme für die Mitwirkenden bei den Lichterumzügen
- Festlegung der Reihenfolge von Motivwagen, Fußgruppen und Spielmannszügen
- Koordination der Zugaufstellung an den Festtagen